Ein leistungsstarker EMS-Anbieter braucht ein leistungsstarkes ERP-System

Erfolgsfaktoren für Auftragsfertiger - Teil 10

Kein erfolgreicher Auftragsfertiger kommt heute ohne leistungsstarke IT-Unterstützung, besser gesagt ohne ein leistungsstarkes ERP-System, aus. Die Spitzenunternehmen der Branche stufen die Bedeutung der Fertigungstechnologien, der Prozessvernetzung und der ERP-Systeme gleich hoch ein.

Mit dem zunehmenden Kostendruck an die produzierenden Unternehmen und den sehr dynamischen Märkten, kommt den ERP-Systemen eine immer größere Bedeutung zu. Die Anforderungen an ein modernes ERP-System lauten:

• Abbildung komplexer Prozessvernetzungen (SCM),
• Übersichtlichkeit in der Anwendung,
• Fähigkeit logistische Prozesse branchentypisch abzubilden,
• Stabilität und Schnelligkeit,
• Datentransparenz und die Möglichkeit individuellen Auswertungen zu gestalten,
• Umfangreiche Tools für Ereignismeldungen,
• Schnittstellen für Datenimport und Datenexport.

Es ist deutlich zu erkennen, wie sehr sich die heutigen Anforderungen von den Anforderungen der 80er Jahre unterscheiden. Damals war ein ERP-System eine etwas erweiterte Rechenmaschine. Heute gewinnt die Materialwirtschaft, wie wir in Teil 9 gesehen haben, an Bedeutung. Zusätzlich haben wir besonders in Deutschland einen hohen Lohnkostendruck.

In den Produktionen haben für viele Tätigkeiten moderne Maschinen die Arbeit des Menschen übernommen. In den begleitenden Prozessen um die Produktion herum, gibt es darin Aufholbedarf. Dieser Innovationsdruck wird durch die eintretende demografische Entwicklung noch verstärkt.

Für die Anwendung von ERP-Systemen heißt das, ein modernes ERP-System muss:

• den Anwender unterstützen,
• eigenständig nach festgelegten Regeln arbeiten,
• der Dynamik folgen (Zeit und Menge),
• Hilfsprozesse durch den Menschen vermeiden,
• Massendaten qualifiziert bewerten,
• sich melden (Ereignismeldungen), wenn in Sonderfällen der Mensch eingreifen muss und
• Informationen (intern/extern) zeitnah transportieren

Qualifizierte ERP-Systeme werden also zum Dienstleister der Anwender und geben ihm Freiräume für Tätigkeiten, die bisher nicht geleistet werden konnten.

Empfehlungen für die ERP-Systembewertung

Nehmen Sie sich Zeit und überprüfen Sie Ihr System mit diesen Ansprüchen. Prüfen Sie, ob Sie mit dem heutigen System für die Zukunft von ca. 10 Jahren gut aufgestellt sind. Oder haben Sie noch ein System bei dem Sie,

• Listen zum Bearbeiten ausdrucken müssen?
• Neben dem System Notizen zu Vorgängen verwalten?
• Nicht wissen wo sie stehen, da es keine zeitnahen Auswertungen gibt?
• Vorgänge im System suchen, z.B. hat der Lieferant bereits geliefert?
• Wartezeiten am System wertvolle Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vernichtet?
• Ihre Mitarbeiter mit einem Taschenrechner Rechenprozesse des Systems überprüfen?
• 2, 3 oder sogar 4 System parallel laufen müssen um Ihre Schlüsselprozesse abzubilden?

Viel zu oft stelle ich in den produzierenden Unternehmen hierbei erheblichen Nachholbedarf fest.

Erfolgsfaktor Mitarbeiterqualifikation

Neben dem Leistungsgefüge des Systems ist der Qualifizierungsstand der Mitarbeiter zum System bestimmend. Daher meine Empfehlung:

• Schulen Sie nicht nur bei der Einführung des Systems.
• Schulen Sie regelmäßig nach.
• Organisieren Sie einen Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern.
• Dokumentieren Sie EDV-Tools im Zusammenhang mit Prozessdokumentationen.
• Machen Sie interne Audits bei den Mitarbeitern durch die Key-User.

Erwartungshaltung an das System

Oft ist die Erwartungshaltung der Mitarbeiter an das ERP-System unzureichend. Man findet sich ab mit fehlerhaften oder umständlichen Funktionen. Das System muss genauso wie die Organisation mit den Prozessen und den Anforderungen der Märkte mitwachsen. Wir können erheblich mehr aus den Systemen rausholen.

• Seien Sie Ihrem System gegenüber kritisch!
• Verlangen Sie von Ihrem System Leistungsmerkmale, die Sie stärken!
• Versuchen sie nicht, bei Neueinführungen alte Listen und Tools abzubilden. Suchen Sie nach besseren Lösungen!
• Öffnen Sie die Tür in eine leistungsstärkende Zukunft!
• Versuchen Sie Ihre Denkmuster auf das System zu übertragen!

Neuausrichtung

Sollte Ihr System, so wie es heute aufgestellt ist, nicht ausreichen, dann gibt es 2 Wege: Systemmodifikation oder Systemneueinführung.

Systemmodifikationen, sind oft mit wenigen Mittel realisierbar. Der Versuch loht sich und bringt sehr oft einen schnellen und hohen Mehrwert. Wenn das nicht möglich ist, sollte man eine Systemneueinführung anstreben. Gehen Sie eine Systemneueinführung so an, wie sie es bei einer geplanten Investition in der Produktion tun:

• Verschaffen Sie sich einen breiten Marktüberblick.
• Holen Sie sich Informationen von anderen Anwendern des Vertrauens.
• Erstellen Sie ein verständliches und praxisgerechtes Lastenheft.
• Legen Sie den Finger in die Wunde, prüfen Sie das System genau dort wo Sie heute die größten Probleme haben.
• Suchen Sie sich ein Softwareunternehmen dem Sie vertrauen können.
• Beachten Sie, eine erfolgreiche ERP-Einführung ist mindestens 50% von der Glaubwürdigkeit Ihres Lieferanten abhängig.
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Softwarelieferant fundierte Branchenerfahrung besitzt.

Warum Neueinführungen oft scheitern

Viele Neueinführungen laufen nicht so wie geplant. Die Kosten werden erheblich überschritten; Einführungen dauern viel zu lange; Leistungsversprechen werden nicht erfüllt.

Um das zu vermeiden, einige Punkte auf die Sie bei der Neueinführung achten sollten:

• Stellen Sie den richtigen Sprachgebrauch mit dem Softwarehaus sicher.
• Überzeugen Sie sich, das Ihr Softwarehaus Sie richtig versteht.
• Lassen Sie sich besonders wichtige Punkte live zeigen.
• Seien Sie kritisch bei der allgemeinen Aussage „Ja das geht alles“. Sie meinen bei der Frage nämlich, ob das System ihre Forderung heute schon abbildet, das Softwarehaus meint, dass es ist möglicherweise mit Zusatzaufwänden realisierbar ist.
• Halten Sie Absprachen schriftlich fest.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Softwarebetreuer nicht ständig wechseln.
• Lassen Sie sich ausreichend Zeit für die Einführung. Typisch sind bei mittelständischen Unternehmen 9 bis 12 Monate
• Beschäftigen Sie sich frühzeitig mit der Daten- und Prozessqualität. Auch ein gutes ERP-System kann Mängel in diesen Segmenten nicht kompensieren.
• Seien Sie bereit Prozesse zu ändern, wenn es einen Mehrwert darstellt.
• Schulen und prüfen Sie das System ausgiebig vor dem Heißstart.

Wenn Sie unsicher sind, holen Sie sich einen neutralen Prozessexperten der auch mit ERP-Einführungen Erfahrung hat, zu Hilfe. Diese Unterstützung hat schon oft geholfen.

Wer diese Ratschläge befolgt, wird eine neue Prozessfähigkeit erlangen: Synergien zwischen den Anwendern und den ERP-Systemen. Synergien, die das Leistungsgefüge erheblich erhöhen. Genau das muss das tägliche Ziel eines jeden Auftragsfertiger sein.

Autor: Hubertus Andreae, dreiplus