Zeit ist Geld. Und doch wird in Fertigungsunternehmen mit der Zeit nicht sparsam umgegangen. Dabei kann der richtige Umgang mit dem Faktor Zeit Risiken minimieren, Erträge erhöhen und die Kundenzufriedenheit fördern. Prozessexperte Hubertus Andreae zeigt Lösungsansätze in den indirekten Unternehmensprozessen.

In den Fertigungen der EMS-Anbieter wird schnell gearbeitet und im Einkauf wird das Material schnell beschafft. Doch die Prozesse werden oft nicht miteinander verknüpft und so entstehen Zeitverluste. Diese Zeitverluste werden den Beteiligten allerdings nicht bewusst, da keine Regelzeiten - zumindest nicht als ganzheitliche Prozesszeiten - festgelegt wurden.

Das bereichsübergreifende Zusammensetzen von Prozesszeiten und Prozessregeln gehört in den Unternehmen nicht zum Standardprozess, obwohl es einen großen Einfluss auf Leistungs-, Qualitäts- und Ertragsfaktoren hat.

Warum kurze Prozesszeiten beim EMS-Anbieter so wichtig sind:

• Schnelle Bestellungen verbessern die Lieferzeiten,
• schnelle Stornierungen reduzieren das Lagerrisiko,
• schnelle Bestellverschiebungen reduzieren den Lagerbestand,
• schnelle Kalkulationen erhöhen die Auftragschancen,
• schnelle Auftragsbearbeitungen führen zu einer schnellen Kundenauftragsbestellung,
• schnelle Mahnprozesse erhöhen die Liefertreue,
• schnelle Fehlererkennungen führen zu frühen Abstellmaßnahmen.

Das sind nur einige Beispiele dafür, welche großen Erfolgsfaktoren schnelle Arbeitsprozesse bewirken. Umso mehr ist es verwunderlich, dass Prozesszeiten in vielen Unternehmensprozessen keine große Rolle spielen. Sie sind weder geregelt, vorgegeben noch werden sie gemessen.

Mit Schnelligkeit in der Fertigung allein ist es nicht getan. Die Lösung muss systematisch prozessorientiert erarbeitet werden.

Wie die Beispiele zeigen, sind schnelle Arbeitsprozesse nicht nur in der Fertigung ureigenste Unternehmensinteressen, sondern auch in den indirekten Unternehmensprozessen. Um diesem Ziel ein Stück näher zu kommen, müssen Unternehmensprozesse vom Auftragseingang bis zur Auslieferung bezogen auf Arbeitsinhalte, Prozesszeiten, Eskalationspunkte und Arbeitsmittel genauestens untersucht und festgelegt werden.

In der heutigen Zeit, in der sich Kundenaufträge sprunghaft ändern, bewähren sich schnelle Arbeitsprozesse mehr als sonst. Kurze Reaktionszeiten verhindern zum einen den Aufbau von Beständen im Lager und das Reduzieren freier Liquidität.

Ein Praxisbeispiel: Die Darstellung des Auftragseingangs bis zur Kundenauftragsbestätigung

Ein OEM bestellt Baugruppen bei einem EMS-Anbieter. Der OEM-Kunde erwartet von seinem Produzenten des Vertrauens, dass er innerhalb weniger Tage eine qualifizierte Auftragsbestätigung abgibt. Schaut man sich allerdings die Prozesskette an, so kommt es oft zu Wartezeiten von 5 bis 15 Arbeitstagen. Die Ursache liegt in den Prozessketten, die in sich nicht viel Zeit benötigen. In Summe dauern alle Prozesse allerdings zu lange und können dann auch noch Fehler aufweisen:

• Verarbeitung der Kundenaufträge 1 bis 2 Tage,
• Auslösen der Materialbestellungen 2 bis 5 Tage,
• Eingang und Verarbeitung der Lieferanten Auftragsbestätigung 3 bis 6 Tage,
• Auslösen der Kundenauftragsbestätigung 1 bis 2 Tage,

In Summe sind das im besten Fall 7 Tage und im schlechtesten Fall 15 Tage - wohlgemerkt Arbeitstage. Dabei haben wir allerdings noch Fehlermöglichkeiten wie Unsicherheiten bei den Bauelementelieferanten und Kapazitätsengpässe in der Fertigung des EMS. Nun stellt sich die Frage der Optimierung.

Auch wenn die Optimierung recht komplex ist, so sind das einige Lösungsansätze:

• umfassende Logistikkonzepte mit den Rohmateriallieferanten. Diese Maßnahme hat den Vorteil, dass die Lieferungen hochgradig abgesichert sind und Lieferzeiten im Vorfeld ohne Bestellung bestimmbar sind.
• qualifizierte Stammdatenversorgung und Nutzung.
• einfache IT-Werkzeuge, die Arbeitsschritte wie Auftragseinlastung, Materialbestellung oder die Erstellung der Auftragsbestätigungen vereinfachen und damit beschleunigen.
• Priorisierte Ereignismeldungen, die dem Anwender das Leben leichter machen und helfen, sparsam mit den Ressourcen umzugehen.

Wie man sieht muss neben ausgefeilten Arbeitsprozessen auch eine leistungsstarke IT die Arbeitsprozesse qualifiziert unterstützen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist hierbei u.a. ein funktionierendes Meldesystem, bei dem die IT dem Anwender zeitnah meldet, wenn Ereignisse wie z.B. Abgabe einer Kundenauftragsbestätigung, Eintreffen einer Lieferantenauftragsbestätigung, Materiallieferung und Fertigungsstart nicht eingetreten sind.

Diese Meldungen entlasten den Anwender, da keine Listen aus den IT-Systemen abgerufen werden müssen oder mühsam innerhalb der IT „IST”- Zustände geprüft werden müssen. Die produzierenden Unternehmen werden somit schneller, sicherer und können den Zeitgewinn für andere wichtige Tätigkeiten nutzen.

Autor: Hubertus Andreae, Inhaber der Prozessberatung dreiplus praxisbegleitende Innovationsförderung in Berlin.

Hubertus Andreae: „Lassen Sie uns Methoden entwickeln, um den Faktor Zeit zum Erfolgsfaktor werden zu lassen.”

Redakteur: Claudia Mallok