Tipps für effizientes Zeit- und Projektmanagement

Erfolgsfaktoren für Auftragsfertiger - Teil 4

Es gibt immer Gründe, warum Maßnahmen aus Zeitknappheit gerade jetzt nicht oder nur schwer zu realisieren sind. „Und doch dürfen Innovationsprojekte im Unternehmen nicht an fehlender Zeit scheitern“, warnt Prozessexperte Hubertus Andreae. Erfolgreiche Auftragsfertiger finden zusätzlich zur Innovationskultur auch einen Weg, mit dem kritischen Faktor Zeit umzugehen.

Das Tagesgeschäft ist der Gegner aller Veränderungen. Mit jedem Jahr nehmen die Zeitknappheit und das Tempo zu. Die Zeitreserven sinken stetig. Doch diese Zeitreserven sind nötig für Innovationsmaßnahmen. Und ohne Innovation kann sich kein Unternehmen weiterentwickeln.

Ich möchte nicht die Geschichte vom Holzfäller wiederholen, der keine Zeit hat, seine Axt zu schärfen. Jeder, der die Geschichte hört, schüttelt den Kopf mit Unverständnis. Doch gibt es zum Holzfäller nicht auch Parallelen in der täglichen Situation in den Unternehmen?

Wir müssen lernen mit unserer Zeit und der Zeit unserer Mitarbeiter verantwortungsvoller umzugehen. Auch wenn in Einzelfällen wirklich die Zeit fehlt, müssen sich Unternehmen diese Fragen stellen:

• Ist der Zeitmangel ein Primär- oder Sekundärproblem?
• Hätten wir Zeitfresser vermeiden können?
• Verschwenden wir Zeit für untergeordnete Vorgänge, die wir vereinfachen können?
• Handelt es sich bei der aktuellen Eskalation (Zeitfresser) um einen Wiederholungsfall?
• Warum haben wir die Ursache nicht abgestellt?
• Können wir Prozesse vereinfachen und absichern?
• Sind Prozesse durch Dritte abbildbar?

Fest steht: Für diverse Dinge ist immer Zeit (geplant und ungeplant). Doch setzen wir die richtig Prioritäten?

Jede spätere Eskalation kostet mehr Zeit und auch mehr Geld als ein geordneter früherer Prozess.

Meine Empfehlung:

• Ermitteln Sie Ihre Zeitfresser!
• Motivieren Sie Mitarbeiter zur Mitarbeit an der Zeitoptimierung!
• Belohnen Sie Mitarbeiter die Zeitfresser identifizieren und beseitigen!
• Machen Sie deutlich, diese Arbeit ist wichtig. Danach haben wir mehr Zeit für Dinge mit hoher Priorität!
• Lassen Sie der Angst über einen Jobverlust keine Chance, zumindest bei denjenigen die sich engagieren!

Praxisbeispiele, die Ressourcen verschwenden

Die folgenden Beispiele kosten viel Zeit, die dann bei Innovationsprojekten fehlt:

• Wiederholte unzulängliche Leistung der Lieferanten;
• Fehlende automatisierte Tools: Bestellauslösungen, Mahnungen;
• Wiederkehrende Fehler die manuell korrigiert werden müssen: Bestellhinweise in Bestellvorschlagslisten, Bestellstornierungshinweise, Bestellverschiebungshinweise;
• Wiederholungsfehler innerhalb der Wareneingangsprüfung;
• Wiederholungsfälle für Nacharbeiten in der Fertigung;
• Ungenutzte Möglichkeiten der EDV-Unterstützung;
• Arbeitsabläufe: Ablageprozesse: Arbeitsinstrumente: Die nicht funktionierende Bringschuld

Wir erkennen: Innovationsprojekte sind auch gleichzeitig Projekte die Zeitreserven schaffen.

Der richtige Zeitpunkt für Veränderungen

Oft hört man von Mitarbeitern, dafür hatte ich keine Zeit. Ist die Einschätzung wirklich richtig? Wann wollen oder können wir uns ändern?

• Beim Abschwung 2009: Natürlich nicht, da hatte man keine Zeit auf Grund der Kurzarbeit
• Beim Aufschwung 2010: Natürlich nicht, wir müssen alle Ressourcen verwenden um die Aufträge zu Umsatz zu machen
• Im Sommer: Ist auch etwas kritisch, da so viele Mitarbeiter in Urlaub sind
• Q1 eines beliebigen Jahres: Der aktuelle Krankheitsstand, Nacharbeiten für die Inventur etc. lässt uns keine Zeit.

Es gibt immer Gründe, warum Maßnahmen aus Zeitknappheit gerade jetzt nicht oder nur schwer zu realisieren sind. Doch der Fortschritt läuft uns nicht hinterher, sondern wir müssen ihn uns hart erkämpfen. Große Veränderungen sind immer in der Not entstanden, nie in einem ruhigen geordneten Umfeld. Daher ist die größte Not der richtige Zeitpunkt: sie erhöht die Kreativität und den festen Willen zum Erfolg zu kommen.

Die richtige Reihenfolge der Projektpakete

In vielen Innovationsprojekten sehe ich, dass die Betroffenen sich schwer tun, für die Vielzahl der Maßnahmen die richtige Reihenfolge zu definieren. Die richtige Reihenfolge der Projektpunkte entscheidet, ob ein Projekt schnell an Fahrt gewinnt oder bereits am Anfang im Keim erstickt. Weniger ist auch hier oft mehr.

Daher mein Tipp:

• Zeitfresser zuerst angehen! Sie schaffen somit Zeit für die nächsten Projektarbeiten.
• Überschaubare Pakete ermöglichen einen schnellen Erfolg.
• Erfolge lassen das „Leid“ des zusätzlichen Zeit- und Kraftaufwandes erträglicher erscheinen.
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, die Gründe für die Veränderungsnotwendigkeit zu erklären.
• Stellen Sie den Mitarbeitern die Zusammenhänge da. Verständnis fördert die Mitarbeit.

Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

In Projekten sehe ich an verschiedenen Stellen immer wieder Handlungsbedarf.

Daher empfehle ich:

• Setzen Sie Projektverantwortliche ein – kommunizieren Sie klar und deutlich!
• Nehmen Sie sich ausreichend Zeit die Schlüsselpersonen „einzufangen“! Sie sind ein wesentlicher Garant für den Erfolg eines jeden Projektes.
• Legen Sie gut verständliche Ziele fest!
• Kommunizieren Sie nachvollziehbar die gestellten Erwartungen!
• Schaffen Sie einen ausreichenden Zeitrahmen.
• Binden Sie betroffene und motivierte Mitarbeiter ein!
• Bringen Sie ausreichendes Know-how zusammen!
• Schaffen Sie Kenngrößen, an denen man den Erfolg messen kann!
• Kommunizieren Sie den Erfolg! Machen Sie den Erfolg zu einem positiven „Virus“!
• Geben Sie den Mitarbeitern das sichere Gefühl, auch die Vorgesetzten und Geschäftsleitung haben hohes Interesse an dem Projekt!
• Stellen Sie Kontinuität und Glaubwürdigkeit sicher! Das ist „Dünger“ für erfolgreiche Projekte.

Hubertus Andreae: „Innovationsprojekte sind auch gleichzeitig Projekte die Zeitreserven schaffen.“

*Hubertus Andreae ist unabhängiger Prozessberater und Inhaber der Firma dreiplus praxisbegleitende Innovationsförderung.